Bogført vs. faktisk saldo – Bogholderens forklaring

Har du nogensinde oplevet, at saldoen i din bogføring ikke stemmer med det, banken viser?
Du er langt fra alene.

Forskellen mellem bogført saldo og faktisk saldo forvirrer mange virksomhedsejere. Men for en bogholder er det en naturlig del af arbejdet at håndtere og forklare de forskelle, der opstår.

For at få et retvisende billede af din økonomi er det vigtigt at forstå, hvorfor saldoerne kan afvige – og hvordan de bliver afstemt, så tallene stemmer til sidste krone.

I denne artikel får du en enkel forklaring på forskellen mellem bogført og faktisk saldo – og indblik i, hvordan bogholderen sikrer, at økonomien holder kursen.

Hvad betyder bogført saldo – og hvordan opstår den?

Den bogførte saldo er den saldo, der står i dit regnskabssystem.
Den repræsenterer summen af alle registrerede posteringer – altså alle de indtægter og udgifter, du har bogført.

Bogføringen viser økonomien “på papiret”:

• Fakturaer, du har sendt
• Udgifter, du har registreret
• Betalinger, du har indtastet som gennemført

Men selvom tallene ser korrekte ud, betyder det ikke altid, at pengene allerede er flyttet på bankkontoen.
En faktura kan fx være bogført som betalt, men banken har måske endnu ikke behandlet overførslen.

Derfor afspejler den bogførte saldo virksomhedens registrerede økonomiske aktivitet – ikke nødvendigvis bankens aktuelle status.

Hvad er den faktiske saldo – og hvorfor kan den afvige?

Den faktiske saldo er den reelle saldo på din bankkonto her og nu.
Det er det beløb, der faktisk står på kontoen – inklusive alt, hvad der er hævet, indsat eller endnu ikke bogført.

Forskelle mellem bogført og faktisk saldo er almindelige og kan opstå af flere grunde:

• En betaling er bogført, men endnu ikke hævet i banken.
• En kunde har overført penge, men banken har ikke opdateret saldoen.
• Renter, gebyrer eller valutakursændringer er ikke registreret i regnskabet.
• En automatisk betaling er trukket på kontoen, men endnu ikke bogført.

Kort sagt: den faktiske saldo viser virkeligheden lige nu, mens den bogførte saldo viser den administrative status.
Begge er korrekte – de må bare ikke stå alene.

Forskellen mellem bogført og faktisk saldo

Selvom både den bogførte og den faktiske saldo beskriver virksomhedens økonomi, viser de to tal ikke det samme.
De fortæller to sider af historien.

Den bogførte saldo viser, hvad der er registreret i regnskabet. Det er de posteringer, som bogholderen har indtastet – for eksempel fakturaer, betalinger og udgifter, som er godkendt og registreret. Den viser med andre ord økonomien, som den ser ud på papiret.

Den faktiske saldo viser derimod det beløb, der rent faktisk står på bankkontoen lige nu. Den tager højde for alt, hvad der reelt er gået ind og ud af kontoen – også betalinger, der måske endnu ikke er bogført.

Forskellen opstår typisk, fordi bogføringen og banken ikke altid opdateres på samme tidspunkt. Måske er en betaling bogført, men endnu ikke trukket i banken. Eller måske er en kundeoverførsel kommet ind, før bogholderen har nået at registrere den.

Små afvigelser er derfor helt normale i hverdagen. Men store eller vedvarende forskelle kræver opmærksomhed. Her går bogholderen ind og afstemmer tallene, så den bogførte saldo igen stemmer med den faktiske bankbeholdning.

Når de to tal stemmer, kan du stole på regnskabet — og træffe beslutninger ud fra et præcist økonomisk grundlag.

Sådan afstemmer en bogholder saldoen

Afstemning handler om at sikre, at regnskabet og banken viser det samme billede.
En bogholder arbejder systematisk for at finde og rette eventuelle forskelle.

Processen foregår typisk sådan:

1. Sammenlign kontoudtog fra banken med bogføringen.
   Her kontrolleres, om alle posteringer i banken er registreret i regnskabet – og omvendt.
2. Find manglende eller dobbelte posteringer.
   Hvis der er transaktioner i banken, der ikke findes i bogføringen (eller omvendt), rettes det.
3. Kontrollér datoer og bilag.
   Forskydninger i betalingsdatoer er en typisk årsag til forskelle mellem bogført og faktisk saldo.
4. Opdatér regnskabet.
   Når alle uoverensstemmelser er fundet, justeres bogføringen, så saldoerne stemmer.

Afstemning udføres ofte hver måned – og altid før momsafregning, kvartalsopfølgning eller årsregnskab.
Det sikrer, at virksomheden har et retvisende grundlag at arbejde ud fra.

Hvad betyder afvigelser for regnskabet?

Afvigelser mellem bogført og faktisk saldo kan virke små, men konsekvenserne kan være store.

Hvis tallene ikke stemmer, risikerer du:

• Fejlagtige rapporter, hvor økonomien ser bedre eller værre ud, end den er.
• Forkert moms eller skat, fordi indtægter og udgifter ligger i de forkerte perioder.
• Manglende likviditetsstyring, fordi kontantbeholdningen ikke stemmer med virkeligheden.

En bogholder holder derfor altid øje med forskelle mellem regnskab og bank.
Ved større afvigelser dokumenteres og korrigeres alt, så du kan stole på dine tal.

Hvorfor bogføring og bank skal følges ad

Bogføring og bank hænger uløseligt sammen.
Den ene viser, hvad du har registreret – den anden viser, hvad der faktisk er sket.

Når de to systemer følges ad, får du:

• Et opdateret og korrekt regnskab
• Præcise rapporter til ledelse, skat og moms
• Overblik over virksomhedens likviditet

Regelmæssig bankafstemning er derfor ikke kun et krav – det er en sikkerhed for, at din virksomhed styres på et solidt økonomisk grundlag.

Få styr på saldoerne med professionel bogføring

Forskellen mellem bogført og faktisk saldo kan virke forvirrende, men for en erfaren bogholder er det en del af hverdagen.
De ved præcis, hvordan saldoerne skal kontrolleres, dokumenteres og afstemmes.

Hos Finara hjælper vi dig med at finde en bogholder, der arbejder systematisk med afstemninger og præcision. En rådgiver, der sikrer, at din bogføring og bank altid følges ad – og at tallene stemmer, når du har brug for dem.